Muhasebe programına dosya ile aktarım (ETA, Zirve, Wolvox, Bay.t)

ETA SQL, Zirve, Akınsoft Wolvox ve Bay.t gibi programların dışarıdan yazılımlara açık bir bağlantı servisi yoktur. Piyasada bu programlara "entegrasyon" diye satılan çözümler, bilgisayarınıza kurulan ve sürekli açık kalması gereken bir köprü programıyla çalışır. Senkronia böyle bir program dağıtmaz: antivirüs yazılımları engeller, kurulumu teknik bilgi ister ve her sorunda uzaktan bağlantı gerekir.

Bunun yerine bu programların kendi resmî içe aktarma ekranlarını kullanırsınız. İki yol vardır; ikisi de kurulum gerektirmez.

Yol 1 — Faturayı Senkronia'dan kesin, programınız entegratörden alsın

Senkronia'da e-Fatura/e-Arşiv kestiğinizde belge, bağlı e-fatura entegratörünüz (Uyumsoft, EDM, Sovos… bkz. e-Fatura kesme) üzerinden GİB'e gider. Muhasebe programlarının tamamında entegratördeki faturaları programa indirme özelliği vardır; programınıza entegratörünüzün web servis bilgilerini bir kez girersiniz, sonra giden faturalar programa aktarılır.

• ETA V8 SQL: e-Fatura modülünde giden fatura dosyaları entegratör sunucusundan indirilip fatura belgesine çevrilir. Satış faturası XML'leri e-Fatura genel parametrelerinde tanımlı Giden / İndirilen klasörüne kopyalanarak da aktarılabilir.
• Zirve: e-Fatura modülü ve Express Aktarım entegratörden bağımsız çalışır (Express Aktarım için yıllık güncelleme hizmetinizin açık olması gerekir).
• Wolvox: e-Fatura modülünde entegratör tanımı (EDM, Digital Planet vb.) yapılır; gelen ve giden belgeler XML olarak alınır.
• Bay.t: e-Belge modülünden entegratör bağlantısı.

Menü adları programın sürümüne göre değişebilir; programınızın bayisi veya destek hattı "entegratörden fatura indirme" ekranını gösterir.

Dikkat: Bu yolda faturayı yalnız Senkronia'dan kesin. Aynı siparişe programınızda ikinci bir fatura keserseniz GİB'e iki belge gider.

Yol 2 — Muhasebe paketini programınıza yükleyin

Raporlar ekranındaki Muhasebe paketi düğmesi ayın dosyalarını tek ZIP olarak indirir (ayrıntı). Paketin iki dosyası doğrudan programa yüklenmek içindir:

1. siparis-kalemleri-AY.csv — ayın iptal ve iade dışı siparişleri, satır satır: sipariş tarihi ve numarası, kanal, cari adı/ünvanı, VKN/TCKN, vergi dairesi, stok kodu, ürün adı, miktar, KDV hariç birim fiyat, KDV oranı, matrah, KDV ve toplam. Kargo ve kapıda ödeme komisyonu ayrı satırdır; sipariş indirimi satırlara dağıtılmıştır. Rakamlar Senkronia'nın faturaya bastığı rakamlarla birebirdir.
2. ubl/ klasörü — Senkronia'dan kesilen belgelerin XML (UBL-TR) kopyaları.

Programınızın Excel'den fatura aktarımı ekranında sütunları bir kez eşleştirirsiniz; sonraki aylar aynı tanımla yüklenir:

• ETA V8 SQL: Transfer modülü › Dosyadan Transfer İşlemi › Fatura Transferi. Excel sütunlarını ETA alanlarıyla eşlediğinizde stok, cari ve muhasebe bağlantıları otomatik kurulur. XML dosyaları için Veri Aktarma › Fiş Aktarma › Dosyadan Fişe Aktarma (xml).
• Zirve: Genel Muhasebe › Fatura Excel düğmesi; "Excel Tanım Tablolarını Aç" (F5) ile sütun tanımı yapılır, ardından "Fişe Aktar" (F3). Zirve'nin beklediği alanlar tarih, cari adı, evrak no, VKN/TCKN, matrah ve KDV'dir; stoklu aktarımda stok kodu ve miktar da eşlenir. Tarih alanı nokta ile ayrılmış olmalıdır (paket böyle üretir).
• Wolvox: Veri Transferi › Excel entegrasyonu; cari kodu, ürün kodu, fatura tipi, birim ve depo eşlemeleri bir kez tanımlanır.
• Bay.t: Excel'den fatura içe aktarma ekranı.

Dikkat: Kalem dosyasında Fatura no sütunu doluysa o siparişin faturası Senkronia'dan kesilmiştir; programınızda yalnız kayıt açın, yeniden fatura kesmeyin. Sütun boşsa faturayı programınızda kesersiniz.

Sık karşılaşılanlar

• Stok kodu eşleşmiyor. Programınızdaki stok kodu ile Senkronia'daki SKU aynı olmalıdır. Farklıysa programın eşleme tablosunda bir kez eşleyin ya da Senkronia'da SKU'yu programınızdaki koda göre düzenleyin.
• Cari bulunamadı. Çoğu program VKN/TCKN ile eşler; bireysel müşteride kimlik yoksa program yeni cari açar ya da "perakende müşteri" kartına yazar. Bu davranış programın ayarıdır.
• Aynı sipariş iki kez yüklendi. Programlar genelde evrak numarasıyla mükerrer kontrolü yapar; sipariş no sütununu evrak no alanına eşleyin.
• Belge önceki aya ait. Paket varsayılan olarak geçen ayı verir; başka bir ay için Raporlar ekranında ayı seçin.

Bu dosyalar resmî mali belge değildir; resmî belge entegratör üzerinden kesilen e-Fatura/e-Arşiv'dir.