Siparişten e-Fatura / e-Arşiv kesme

e-Fatura entegratörünüz bağlıysa sipariş detayında bir e-Fatura kartı görünür.

Siparişsiz (elle) fatura kesme

Hizmet bedeli, kira, danışmanlık, komisyon gibi katalogda ürünü olmayan satışlar için Faturalar ekranındaki "Elle fatura kes" düğmesini kullanın:

1. Alıcıyı yazın. VKN girerseniz mükellef sorgusu yapılır (mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv). Bilmiyorsanız boş bırakın — bireysel e-Arşiv kesilir.
2. Kalemleri ekleyin: açıklama, adet, KDV dahil birim fiyat ve KDV oranı. Toplam ve KDV ekranda anlık hesaplanır.
3. Önizle ve onayla deyin: fatura ekranda gösterilir. Doğruysa onaylayın; belge kuyruğa alınır, birkaç saniye içinde listede görünür ve sonuç (numara ya da hata) zil bildirimiyle de düşer. Fatura bugünün tarihiyle kesilir (aşağıya bakın).

Elle kesilen belge siparişe bağlı değildir; her şeyiyle (numara, ETTN, e-Fatura/e-Arşiv kararı) sipariş faturasıyla aynı yoldan geçer.

Önizleme: fatura GİB'e gitmeden önce görülür

Hem elle faturada hem sipariş faturasında önizleme zorunlu adımdır. Düğmeye bastığınızda belge hazırlanır ve ekranda gösterilir; üzerinde soluk kırmızı ÖNİZLEME yazısı geçer. Onaylamadığınız sürece hiçbir şey GİB'e gitmez: fatura numarası bile verilmez, kayıt açılmaz. "Düzenlemeye dön" deyip istediğiniz kadar değiştirebilirsiniz.

Önizlemede gördüğünüz belge, gönderilecek belgenin birebir kendisidir — ayrı bir taslak değil, gerçek faturanın kendi içeriğinden okunur. Böylece şunları kesmeden önce görürsünüz:

• Kalemler, adetler, birim fiyatlar ve KDV kırılımı,
• Sipariş faturasında kargo bedeli, kapıda ödeme komisyonu ve sipariş indiriminin kalemlere nasıl dağıtıldığı,
• e-Fatura mı e-Arşiv mi kesileceği. e-Fatura çıkıyorsa önizlemede ayrıca uyarılırsınız, çünkü e-Fatura gönderildikten sonra tek taraflı iptal edilemez.

Bir bilgi eksikse (ör. tutarı sıfır bir kalem, eksik firma bilgisi) hata da önizleme aşamasında görünür; fatura numarası harcanmadan düzeltirsiniz.

Fatura tarihi

Fatura bugünün tarihiyle kesilir; elle fatura ekranındaki tarih alanı bunu gösterir. Geriye tarihli belge kapalıdır, çünkü geçmiş tarihli bir e-Arşiv faturasında o güne ait e-Arşiv raporu entegratörünüz tarafından GİB'e çoktan gönderilmiş olabilir; belge reddedilir ve fatura numarası boşa gider.

Resmî belge olduğu için panel şunları her hâlükârda engeller:

• İleri tarihli fatura kesilemez.
• Geriye tarihli fatura kesilemez (varsayılan ayar).
• Tarih, en son kestiğiniz faturanın tarihinden eski olamaz. Fatura numaraları sırayla verilir; büyük numaralı bir belge küçük numaralıdan eski tarihli olamaz.
• Geçmiş yıla fatura kesilemez — fatura numarası içinde bulunulan yılı taşır.

Bu kurallardan birine takılırsanız fatura numarası harcanmaz; denetim numara verilmeden önce yapılır. Saat sorulmaz, belgenin üretildiği andır.

Sipariş faturasında tarih zaten sorulmaz: belge kesildiği gün düzenlenmiş sayılır.

Geriye tarihli fatura kesmeniz gereken bir durum olursa (ör. mali müşavirinizin talebi) bize yazın: sınır sunucu ayarından açılabiliyor, açıldığında da yukarıdaki diğer üç koruma aynen çalışmaya devam eder.

Tek siparişten kesme

1. Siparişi açın.
2. e-Fatura kartında alıcı bilgilerini kontrol edin. Kurumsal alıcı ise VKN, unvan ve vergi dairesi girin; bireysel alıcıda boş bırakın (ya da TCKN girin).
3. Önizle ve fatura kes deyin: belge ekranda gösterilir, onayladığınızda gönderilir.

Alıcı kutuları çoğu zaman hazır gelir: satış kanalının gönderdiği fatura bilgileri (unvan, TC kimlik / vergi no, vergi dairesi — WooCommerce ve OpenCart'ta ödeme adımı alanlarından, pazaryerlerinde siparişin fatura adresinden), manuel siparişte ya da kasada girdiğiniz fatura bilgileri ve müşteri kartındaki vergi kimliği + firma unvanı otomatik doldurulur. Firma unvanı doluysa faturada isim-soyisim yerine unvan kullanılır. Alıcı 10 haneli vergi numarasıyla şahıs firmasıysa ve unvan boşsa panel unvan yerine ad soyadı yazar (şahıs firmasının resmî unvanı zaten ad soyaddır); ayrıca elle yazmanız gerekmez.

Panel VKN girilmişse mükellef sorgusu yapar: alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir. VKN yoksa doğrudan e-Arşiv kesilir.

Başka bir e-fatura sistemi de kullanıyorsanız

Bir firma aynı anda birden fazla entegratörle çalışabilir — örneğin Trendyol'un ve Hepsiburada'nın kendi e-fatura sistemini kullanırken Senkronia'dan da fatura kesebilirsiniz. GİB'in tek şartı var: her sistemde farklı bir fatura serisi (ve e-Fatura tarafında farklı posta kutusu etiketi) kullanmanız.

e-Fatura ve e-Arşiv serileri ayrıdır

GİB, e-Arşiv faturanın serisinin e-Fatura serisinden farklı olmasını ister. Bu yüzden Faturalar > Fatura bilgileri ekranında iki ayrı seri girilir:

• e-Fatura seri kodu — alıcı e-fatura mükellefiyse (VKN/TCKN sorgusunda mükellef çıkarsa) kesilen belgeler bu seriden numara alır (ör. SNK2026000000001).
• e-Arşiv seri kodu — mükellef olmayan alıcılar (nihai tüketici, TC kimliksiz sipariş) bu seriden numara alır (ör. SNA2026000000001).

İki seri aynı olamaz; aynı girilirse kaydedilmez. e-Arşiv serisi boşsa e-Arşiv belgesi kesilmez ve ekranda sebebi yazılır — panel sessizce e-Fatura serisine düşmez.

Yeni yılda numara kendiliğinden 1'den başlar

Fatura numarası seri + yıl + sıradır (SNK2026000000187). Yıl değiştiğinde hiçbir ayar yapmanız gerekmez: 1 Ocak'ta kesilen ilk belge SNK2027000000001, ilk e-Arşiv belgesi SNA2027000000001 olur; seri kodunuz aynı kalır, yalnız yıl ve sıra yenilenir. Geçmiş yıla tarihli belge kesilemez (numaranın yılı ile belge tarihi aynı yıl olmak zorundadır). 31 Aralık'ta gönderilemeyip taslak kalan bir belgeyi yeni yılda yeniden gönderirseniz belge yeni yılın numarasını alır.

• Seriyi ayırın. Faturalar > Fatura bilgileri ekranındaki seri kodu, pazaryeri sisteminde kullandığınızdan farklı olsun. Aynı seri iki sistemde kullanılırsa fatura numaraları çakışır; düzeltmesi zahmetli bir iştir.
• Aynı siparişi iki kez faturalamayın. Senkronia aynı siparişe ikinci belge kesmez. Hepsiburada e-Faturam ve Trendyol e-Faturam bağlıyken entegratörün (pazaryerinin otomatik) kestiği faturalar da panele çekilir; fatura kanal sipariş numarasından panel siparişiyle eşleşirse o siparişe Senkronia'dan ikinci fatura kesilmesi kendiliğinden engellenir. Yine de faturayı pazaryeri kesiyorsa otomatik kesimi açmayın; zaten varsayılan olarak kapalıdır.
• Gelen faturalar bölünür. e-Fatura tarafında gelen belgeler hangi etikete geldiyse o entegratörün ekranında görünür. Hepsini tek yerden görmek istiyorsanız ana entegratörünüzü seçip diğerlerini yalnız belirli akışlar için kullanın.

Otomatik kesim (isteğe bağlı)

Her siparişin faturasını elle kesmek istemiyorsanız Ayarlar > Otomatik fatura kesimi bölümünden açabilirsiniz. İki seçenek var:

• Sipariş kargoya verildiğinde kes — önerilen. E-ticarette fatura sevkiyatla birlikte kesilir; pazaryerleri de kargo aşamasında fatura bekler.
• Sipariş teslim edildiğinde kes — teslimi bekleyip kesmek isteyenler için.

Varsayılan kapalıdır ve bilinçli olarak öyle: kesilen belge gerçek bir GİB belgesidir. Açmadan önce bilmeniz gerekenler:

• Otomatik kesimi açabilmek için önce bir e-fatura entegratörü bağlı olmalıdır.
• Aynı sipariş için ikinci belge kesilmez — sipariş iki kez aynı statüye geçse bile.
• Alıcının vergi numarası varsa mükellef sorgusu yapılıp e-Fatura, yoksa e-Arşiv kesilir (elle kesimdeki kararın aynısı).
• e-Arşiv faturası panelden iptal edilebilir; e-Fatura tek taraflı iptal edilemez, iade faturası gerekir. Otomatik kesimi açarken bunu göz önünde bulundurun.
• Bir belge kesilemezse sipariş ekranındaki e-Fatura kartında sebebi yazar; düzeltip elle yeniden gönderebilirsiniz.

Faturalar ekranı

Faturalar menüsünde kestiğiniz tüm belgeler listelenir: durum çipleri, arama, XML indirme, durum tazeleme ve e-Arşiv iptali. İkinci sekmede tedarikçilerinizden gelen faturalar bulunur (entegratörünüz destekliyorsa).

Kontör (kalan belge hakkı)

Kontör kullanan bir entegratörle çalışıyorsanız (ör. Hepsiburada e-Faturam), kontörünüz bittiğinde Faturalar ekranında kırmızı bir uyarı çıkar ve zilinize bildirim düşer: belge gönderimi entegratör tarafından reddedildiği anda anlaşılır. Kontörünüzü entegratör panelinizden yükleyip faturayı yeniden gönderdiğinizde uyarı kendiliğinden kalkar.

Kontör satın alma her zaman entegratörünüzün kendi panelinden yapılır — Senkronia kontör satmaz. Panelde ayrıca "bakiye sorgula" düğmesi yoktur: bu sorgu entegratörde ayrı bir yetki gerektiriyor ve yetkisi olmayan hesaplarda hata veriyordu; kontör durumunu gerçekten önemli olduğu anda (belge kesilemediğinde) bildirmek daha güvenilir.

Faturayı müşteriye WhatsApp'tan gönderme

Kesilmiş belgenin satırındaki yeşil WhatsApp düğmesi, müşterinizin telefonuna hazır bir mesaj açar: fatura numarası, tutar ve faturanın PDF'ini açan bir bağlantı. Telefon, faturanın siparişindeki müşteri telefonundan (siparişsiz faturada müşteri kartındaki vergi numarasından) alınır; telefon yoksa düğme yerine Müşteri bağlantısı çıkar, bağlantıyı kopyalayıp e-posta ya da SMS ile gönderirsiniz.

• Bağlantı imzalıdır ve 30 gün geçerlidir; müşteri giriş yapmadan PDF'i açar, başka belgeye ulaşamaz. Süre dolarsa satırdan yeniden gönderin (yeni bağlantı üretilir).
• PDF sunucuda arşivlenmez: bağlantı açıldığında entegratörden o an alınır, gün içi kısa bir önbellekte durur ve her gece silinir. Belgenin resmî kaydı entegratörünüzdedir.
• Düğme yalnız entegratörünüz PDF görüntüsü veriyorsa ve belge GİB'e ulaşmışsa görünür. Mobil uygulamada fatura detayındaki WhatsApp düğmesi aynı işi yapar.

Belgenin içini görme: PDF ve kalemler

Belge numarasına ya da satırdaki Detay'a tıklayın: faturanın kalemleri (açıklama, adet, birim fiyat, matrah, KDV, tutar), KDV kırılımı, taraflar ve toplamlar görünür. Bu döküm belgenin kendi UBL içeriğinden okunur — panelin kestiği de entegratörde kesilen de aynı ekranda açılır. Gelen faturalarda da aynı detay ekranı çalışır.

Entegratörünüz destekliyorsa PDF düğmesiyle belgenin resmî görüntüsünü tarayıcıda açabilirsiniz (Hepsiburada e-Faturam, Trendyol e-Faturam, Uyumsoft). Desteklemeyen entegratörde düğme çıkmaz; XML her zaman indirilebilir.

Entegratörünüz destekliyorsa (Hepsiburada e-Faturam, Trendyol e-Faturam) entegratörde kesilen faturalar da bu listeye düşer — panelden kesilmemiş, pazaryerinin siparişlere otomatik kestiği belgeler dahil. Entegratör bağlandığında/aktifleştiğinde faturalar hemen çekilir; sonrasında saatlik tarama listeyi kendiliğinden günceller ("Entegratörden faturaları çek" düğmesiyle de anında çekebilirsiniz). Sipariş numarası panel siparişiyle eşleşen belgeler sipariş kolonunda bağlantılı görünür.

Kalıcı belge bağlantısı

Pazaryerleri (Trendyol, Hepsiburada vb.) sipariş başına "yıllarca erişilebilir fatura bağlantısı" isteyebilir. Entegratörünüz destekliyorsa (Uyumsoft, Trendyol e-Faturam) satırdaki Bağlantı düğmesi entegratörün ürettiği kalıcı PDF adresini panoya kopyalar; belge detayında da "Kalıcı bağlantı" düğmesi vardır. Adres entegratörde barınır — panelde dosya saklanmaz, entegratör kaydı durduğu sürece açılır.

Gelen ticari faturaya kabul / ret

Tedarikçiniz size ticari senaryolu e-Fatura kestiyse GİB kuralı gereği 8 gün içinde kabul ya da ret yanıtı verebilirsiniz (süre geçerse kabul edilmiş sayılır); temel senaryolu faturada yanıt yoktur. Entegratörünüz destekliyorsa (Uyumsoft) gelen faturanın detay ekranında kabul/ret kartı çıkar; ret için sebep zorunludur ve tedarikçiye iletilir. Yanıt entegratör tarafından reddedilirse panelde işaretlenmez, hata sebebiyle gösterilir.

Entegratör değiştirdiyseniz: ekran varsayılan olarak aktif entegratörünüzün belgelerini gösterir. Önceki entegratörün belgeleri silinmez — resmî kayıttır; üstteki "Tüm entegratörler" görünümüyle her zaman ulaşırsınız.

İptal

• e-Arşiv belgeleri panelden iptal edilebilir.
• e-Fatura belgeleri GİB kuralları gereği tek taraflı iptal edilemez; iade faturası yolu izlenir. Panel bunu Türkçe açıklar.

Güvenlik kuralları

• Kalem toplamı sipariş toplamıyla tutmuyorsa belge üretilmez. Yanlış tutarlı resmî belge kesmektense durmak doğrudur.
• Aynı sipariş için ikinci fatura kesilmez.
• Gönderilemeyen taslak yeniden denendiğinde aynı numara ve ETTN kullanılır; GİB'de mükerrer belge oluşmaz. Tek istisna: deneme ertesi güne sarkmış ve arada aynı seriden daha büyük numaralı fatura kesilmişse taslağa yeni numara verilir; ETTN yine aynı kalır. Fatura numaraları tarih sırasıyla ilerlemek zorundadır; aynı gün içindeki saat farkı sorun değildir.
• İptal edilmiş ya da iade edilmiş siparişe fatura kesilmez.

Hata alırsanız

Hata belgeye yazılır ve ekranda görünür. Resmî belge olduğu için sistem kendiliğinden yeniden denemez; sebebi düzeltip yeniden dene dersiniz.

En sık sebep eksik firma bilgisidir: unvan, VKN, vergi dairesi, adres ve seri bilgilerinizi Ayarlar > Fatura bilgileri bölümünden tamamlayın — belgenin satıcı tarafı (yasal ünvan, VKN, vergi dairesi, adres) artık YALNIZ oradan okunur; Faturalar ekranı bu bilgileri bir daha sormaz, yalnız eksik varsa uyarır (bilgileriniz tamsa ekranda tekrar gösterilmez). Faturalar ekranında size kalan yalnız e-faturaya özgü seçimlerdir: fatura serisi (3 harf), senaryo ve e-Arşiv gönderim şekli.

e-Fatura entegrasyonu bağlıyken fatura tipiniz Kurumsal olmalıdır — e-belge kesen firma vergi mükellefidir; Bireysel seçimi bu durumda kilitlidir.