Sipariş akışı ve durumlar

Bağlı kanallardaki siparişler 5 dakikada bir otomatik çekilir. Beklemek istemezseniz Siparişler ekranındaki Kanaldan çek düğmesini kullanın.

Durumlar

Durum	Anlamı	Stok etkisi
Ödeme bekleniyor	Havale/EFT bekleniyor, ödeme henüz düşmedi (WooCommerce "beklemede / on-hold")	Rezerve edilir — ödeme gelene kadar mal başkasına satılmaz; ödeme gelince Yeni/Onaylandı'ya alınır, gelmezse İptal
Yeni	Sipariş düştü	Rezerve edilir
Onaylandı	İşleme alındı	Rezerv sürer
Hazırlanıyor	Paketleniyor	Rezerv sürer
Kargoda	Kargoya verildi	Rezerv gerçek satışa döner, stok düşer
Teslim edildi	Müşteriye ulaştı	—
İptal	Satış olmadı	Rezerv serbest kalır
İade	Mal geri geldi	Stok geri eklenir
Değişim	Ürün değişti	Ürün stoğa döner

Durumu sipariş detayından ya da listede Toplu düzenle ile topluca değiştirebilirsiniz. Kargo öncesi durumlar arasında adım atlamak serbesttir: örneğin "Ödeme bekleniyor"daki siparişi doğrudan Hazırlanıyor'a alabilirsiniz — panel aradaki adımları (Onaylandı) kendiliğinden uygular ve durum geçmişine tek tek işler. "Kargoda" ve "Teslim edildi"ye sıçrama bilerek kapalıdır: araya girecek kargo adımı müşteriye SMS/e-posta gönderir ve stok düşürürdü; o geçişler sırasıyla yapılır.

Toplu düzenlemede seçim, o an ekranda görünen siparişlerle sınırlıdır: süzgeç ya da sayfa değiştirdiğinizde artık görünmeyenler seçimden düşer, işlem uygulanmadan önce kaç siparişin etkileneceği onay penceresinde yazar.

Seçiminiz işlemden sonra yerinde kalır: toplu kargo numarası aldıktan ya da durum değiştirdikten sonra aynı siparişler seçili kalır; ardından fiş basmak ya da durumu ilerletmek için yeniden seçmeniz gerekmez. İşlem sonunda süzgecin dışına çıkan sipariş (ör. Ödeme bekliyor sekmesinde durumu değişen) listeden ve seçimden düşer — bu yüzden zincirde önce kargo ve fişi, en son durumu değiştirin. Toplu fatura ve muhasebe aktarımı seçimi bilerek temizler.

Arama ve ürüne göre süzme: listenin üstündeki arama kutusu sipariş numarasında, pazaryeri/mağaza sipariş numarasında, müşteri adında, e-posta adresinde ve telefon numarasında arar. Ürün satırındaki iki kutuyla siparişleri içindeki ürüne göre süzebilirsiniz (ürün adı ya da stok kodu, bir kısmını yazmanız yeter):

• İçinde olsun — örneğin elinizde limon varsa limon yazın, içinde limon olan siparişler listelenir.
• İçinde olmasın — örneğin avokado bittiyse avokado yazın, içinde avokado olmayan siparişler listelenir.

İkisini birlikte kullanabilirsiniz (limonlu ama avokadosuz). Virgülle birden çok ürün yazılabilir: İçinde olsun kutusunda limon, mango ikisinden herhangi biri olanları, İçinde olmasın kutusunda hiçbiri olmayanları getirir. Süzgeç sekme sayılarına, Excel dışa aktarımına ve kayıtlı görünümlere de uygulanır.

Aramanız kaybolmaz: bir siparişi arayıp açtıktan sonra ← Siparişler ile döndüğünüzde liste aynı arama, sekme ve sayfayla açılır. Temiz listeye dönmek için soldaki menüden Siparişler'e basın.

Sipariş dökümü

Sipariş detayındaki kalem tablosunun altında toplam dökümü görünür: ara toplam, KDV (oran oran), indirim, kargo ve genel toplam. E-ticaret sitenizden gelen siparişlerde mağazanızın kendi döküm satırları da buraya birebir aynı adla taşınır — örneğin WooCommerce'te tanımladığınız "Kapıda ödeme masrafı" gibi ek masraflar ayrı satır olarak, kupon indirimleri de kupon koduyla birlikte görünür. Böylece paneldeki döküm mağazadakiyle satır satır aynı okunur.

Mağazanız üründe müşteriye soru soruyorsa (ör. "Arma ister misiniz?", isim baskısı, beden seçimi — WooCommerce eklentileriyle yaygın), müşterinin verdiği cevaplar da kalemin hemen altında görünür ve kargo fişine basılır — paketi hazırlayan kişi armanın/ismin isteneceğini panelden görür.

KDV nerede görünür?

İki yerde, iki farklı işi görsün diye:

• Her kalemin yanında, tutarın altında: KDV %20: 205,76. Bu rakam o satırın kendi tutarından çıkar — yanında yazan rakamla tutarlıdır.
• Toplam dökümünde, ara toplamın hemen altında oran oran: KDV %20, KDV %10… yanlarında matrahlarıyla. Bu kırılım faturaya basılanın aynısıdır: kargo ve kapıda ödeme komisyonu da dahildir ve KDV daima ödenecek son tutar üzerinden hesaplanır. Kupon, iskonto ve indirim ne varsa düşüldükten sonra kalan tutar matrahtır.

İndirim iki biçimde gelebilir: mağaza (WooCommerce, pazaryerleri) kalem tutarlarını indirim düşülmüş gönderir; manuel siparişte kalemler brüt yazılır, indirim ayrı satırdır. Panel ikisini genel toplamdan ayırt eder ve indirimi yalnız bir kez düşer. Manuel siparişte kalemlerin yanındaki KDV'lerin toplamı ile aşağıdaki kırılım bu yüzden bilerek ayrışır: üstteki her rakam yanında durduğu brüt tutarın KDV'si, alttaki ise gerçekten tahsil edilen KDV'dir. Aynı döküm mobil uygulamada da aynı sayılarla görünür.

Durum değişince ne olur?

• Kanala bildirilir. Panelde "Kargoya verildi" dediğinizde pazaryeri/mağaza da güncellenir. (Kanalın kendi bildirdiği durum geri yazılmaz; döngü oluşmaz.)
• Stok yukarıdaki tabloya göre etkilenir.
• SMS ve e-posta tetiklenir (açtıysanız).
• Kim, ne zaman, hangi durumu değiştirdi sipariş geçmişine yazılır. Kargo takibinden gelen otomatik ilerlemeler de burada görünür.

Yarıda kalan ödemeler ve sonradan tamamlanan siparişler

Müşteri ödeme adımına gidip yarıda bırakırsa mağazanız o kaydı başarısız (failed) ya da ödenmedi (pending) işaretler. Bunlar satış değildir; panele hiç düşmez — sipariş listeniz denemelerle dolmaz.

Aynı müşteri sonradan (dakikalar ya da günler sonra) aynı siparişin ödemesini tamamlarsa mağaza siparişi "işleniyor"a alır. Panel bunu 5 dakika içinde görür ve siparişi o an doğru durumuyla açar, stoğu rezerve eder. Yani hiçbir şey yapmanız gerekmez.

Panelde zaten açılmış bir sipariş sonradan başarısıza düşerse (ör. havale bekleyen sipariş) o değişiklik yine görünür ve sipariş İptal'e alınır, rezerv serbest kalır.

Mağazada iptal edilen sipariş yeniden aktif olursa

Mağazanız bir siparişi iptal edip sonradan yeniden aktif ederse (ör. müşteri ödemeyi tamamladı) panel bunu da yakalar:

• Sipariş mağazadaki güncel durumuna alınır ve stok yeniden rezerve edilir.
• Bildirim çubuğunda "… iptal görünüyordu, mağazada yeniden aktif" uyarısı çıkar — kenara ayırdığınız bir sipariş sessizce hazırlanacaklar listesine dönmesin.
• "Siparişiniz alındı" SMS/e-postası, sipariş hâlâ yeniyse (son 48 saat) o anda gider.

Sınırları bilerek dardır:

• Yalnız mağazanın kendi iptal ettiği sipariş geri açılır. Siz panelden iptal ettiyseniz sipariş bir daha kendiliğinden açılmaz — doğrunun kaynağı sizsiniz. Yanlışlıkla iptal ettiyseniz aşağıdaki Durumu düzelt yolunu kullanın.
• İade ve Değişim geri açılmaz; onlar para hareketidir, "canlanma" değildir.

Olağan yakalama 5 dakikalık taramadadır; ayrıca her gece bir kez son 7 günün iptalleri mağazayla karşılaştırılır (mağazaya saatlerce ulaşılamadıysa da gözden kaçmasın diye).

Yanlış durumu düzeltme

Yanlışlıkla bir düğmeye bastıysanız (ör. "Teslim edildi" yerine geri "Kargoda" olmalıydı) sipariş detayında "Durumu düzelt" bağlantısını açın, doğru durumu seçip Düzelt deyin.

• Sipariş herhangi bir duruma çekilebilir — olağan düğmeler yalnız ileri gider, düzeltme geriye de döner.
• Stok kendiliğinden eşitlenir: ör. yanlış iadeyi geri alırsanız iade girişi düşülür, iptali geri alırsanız stok yeniden rezerve edilir.
• Mağazaya/pazaryerine yeni durum bildirilir; müşteriye SMS/e-posta gitmez (düzeltme yeni bir olay değildir).
• Geçmişte "Düzeltme" kaynağıyla iz kalır.

Liste ekranı

• Sekmeler — duruma göre süzme; her sekmede adet rozeti.
• Kanal süzmesi ve marka rozetleri.
• Ödeme durumu süzmesi (tahsilat bekleyen).
• Bayi süzmesi.
• Giren süzmesi — siparişi elle giren kullanıcı (panelden, mobilden ya da bayi olarak). Elle girilenler tüm manuel siparişleri, kişi adı yalnız o kullanıcının girdiklerini gösterir; kanaldan gelen siparişler kimseye yazılmaz. Kim ne kadar sattı sorusunun toplamı Raporlar > Detaylı raporlar > Personel bazlı satış sekmesindedir.
• Etiket süzmesi (Instagram, mağaza, personel gibi kendi etiketleriniz).
• Kargo süzmesi — Numarası alınmamış (toplu kargo numarası almak için), Fişi basılmamış (toplu fiş basmak için) ve Fişi basılmış. Sonuncusu durum sekmesiyle birleşince "hangi siparişleri paketledim" listesini verir: örneğin Hazırlanıyor + Fişi basılmış seçerseniz fişi çıkmış, paketlenmiş işler kalır; Fişi basılmamış seçerseniz sırada bekleyenler. Satırda kargo firması adı, Numara alınıyor…, Kargo alınamadı ve yeşil Fiş basıldı işaretleri (basılma saatiyle) görünür; bkz. Kargo numarası alma ve Kargo fişi.
• Excel'e aktar — ekrandaki süzme neyse Excel de odur.
• 📋 Hazırlık listesi (Toplu düzenle'de seçili siparişler için) — A4 toplama listesi: ürün bazında toplam adet + ürün içeriğinden hammadde ihtiyacı (bkz. Ürün içeriği ve bileşenler). Durumu değiştirmez.
• Sayfa başı — listenin altındaki seçiciyle bir sayfada 5 / 10 / 20 / 50 / 100 / 200 sipariş görürsünüz; seçim hesabınızda hatırlanır (başka cihazdan girince de aynı).
• ⚙ Sütunlar — listeyi kendinize göre düzenlersiniz: istemediğiniz sütunu (ör. Kanal) × ile kaldırır, sağdaki Eklenebilecek sütunlardan Alıcı ili, İlçe, Teslimat adresi, Telefon, E-posta, Kargo, Bayi, Kanal sipariş no, Müşteri notu, Satış notu veya Tahsil edilen'i tıklayarak (ya da sola sürükleyerek) eklersiniz. Sıra sürükle-bırak ile değişir: soldaki listede satırı tutup istediğiniz yere bırakın — ya da paneli hiç açmadan tablodaki sütun başlığını doğrudan sürükleyin, bıraktığınız anda kaydedilir. Dokunmatik ekranda ▲▼ okları aynı işi görür. "Sipariş" sütunu sabittir. Ayar kişiye özeldir — aynı firmadaki başka kullanıcının ekranı değişmez; Varsayılana dön standart düzeni geri getirir. Excel dışa aktarımı bu düzenden etkilenmez (her zaman standart tam kolon seti).

Yeni siparişler ayrıca menüde ve üst çubukta sayı rozetiyle belirir.

Liste kendini tazeler — sayfayı yenilemeniz gerekmez

Sipariş ekranı açıkken yeni sipariş, durum değişikliği ya da kargo numarası birkaç saniye içinde kendiliğinden listeye düşer; yeni gelen satır birkaç saniye açık yeşil zeminle vurgulanır. Bilmeniz gerekenler:

• Seçim yaparken liste oynamaz. Toplu düzenlemede sipariş seçiliyken liste bekletilir; ekranın altında "N yeni sipariş geldi — Göster" şeridi çıkar. Göster'e basınca seçiminiz bozulmadan liste tazelenir; seçimi bırakınca da kendiliğinden tazelenir.
• İlk sayfada değilseniz yeni sipariş baktığınız sayfaya düşmez; aynı şerit İlk sayfada göster düğmesiyle sizi başa götürür (süzgeçleriniz korunur).
• Tarayıcı sekmesi arka plandayken tazeleme durur, sekmeye döndüğünüz anda hemen yapılır.
• Bu, siparişin panele ulaştıktan sonra ekrana düşme süresidir. Siparişin mağazanızdan ya da pazaryerinden panele gelişi kanalın bildirim yöntemine bağlıdır: anlık bildirim (webhook) kurulu kanallarda saniyeler, zamanlanmış çekimle çalışan kanallarda birkaç dakika sürebilir.

Sipariş detayı

Detay ekranında müşteri ve adres bilgisi, kalemler (görselleriyle), tahsilat kartı, kargo kartı, e-Fatura kartı, muhasebe kartı ve durum geçmişi bulunur. Kalemlerden biri ürünle eşleşmediyse kırmızı bir rozet ve Ürünle eşle düğmesi görünür.

Notlar (kim, ne zaman, ne yazdı)

Sipariş detayındaki Notlar kartına serbest not düşebilirsiniz; her notta yazan kişi ve tarih-saat görünür. Notlar silinmez — iz defteridir; yanlış yazdıysanız yenisiyle düzeltin.

Kargo fişine ekle: "Not ekle"nin yanındaki tiki işaretlerseniz not kargo fişinde "Sipariş notu:" kutusunda basılır (paketi hazırlayan ve kurye görür). Mevcut bir notu da satırındaki Kargo fişinde kutusuyla sonradan fişe ekleyip çıkarabilirsiniz; birden fazla not işaretlenirse fişte alt alta gelir. Fiş tasarımında bu alan kapatılırsa hiçbiri basılmaz — bkz. Kargo etiketi ve fişi.

Müşteriye e-posta olarak gönder: Toplu Mail entegrasyonunuz bağlıysa ve siparişte müşteri e-postası varsa, yazdığınız notu tek tıkla müşteriye e-posta olarak gönderebilirsiniz. Gönderilen içerik aynı kartta "✉ Müşteriye gönderildi" rozeti, gönderen kişi ve saatle iz bırakır; gönderim başarısız olursa sebep de orada görünür. Pazaryeri siparişlerinde adres çoğu zaman pazaryerinin maskeli adresidir (ör. *@trendyolmail.com) — pazaryeri e-postayı müşteriye iletir.

Bu notlar, manuel satışta girilen tek satırlık satış notundan ve müşterinin mağazada yazdığı sipariş notundan ayrıdır.

Müşteri bilgisini düzeltme

Müşteri telefonu eksik ya da yanlış girildiyse sipariş detayındaki Müşteri kartında Düzenle ile ad, telefon, e-posta ve teslimat adresini düzeltebilirsiniz. Düzeltme yalnız panelde geçerlidir: pazaryerindeki ya da mağazanızdaki sipariş kaydı değişmez (pazaryerleri buna izin vermez). Bundan sonraki kargo ve fatura işlemleri düzeltilmiş bilgiyi kullanır; kesilmiş fatura ve oluşturulmuş kargo kaydı geriye dönük değişmez — yani kargo etiketini almadan önce düzeltirseniz taşıyıcıya doğru bilgi gider.

Panelde düzelttiğiniz iletişim bilgisi korunur: WooCommerce sonradan aynı siparişi yeniden bildirse bile sizin düzeltmenizin üzerine yazmaz.

Sipariş kalemleri panelden düzenlenmez. Tutar, stok ve fatura zinciri kanal kaydına bağlı olduğu için panel kendi başına kalem değiştirmez. WooCommerce mağazanızda siparişe ürün ekler/çıkarırsanız değişiklik panele kendiliğinden yansır (aşağıya bakın); pazaryeri siparişlerinde kalem değişikliği mümkün değildir.

Mağazada düzenlenen sipariş panele yansır (WooCommerce)

WooCommerce yönetim panelinden siparişi düzenlerseniz (ürün ekleme/çıkarma, adet ya da fiyat değişikliği, telefon/adres düzeltme) panel bunu kendiliğinden alır: kalemler ve tutarlar güncellenir, stok rezervi farka göre düzeltilir. Kalem eşitlemesi yalnız kargo öncesi siparişlerde yapılır — kargoya verilmiş siparişte stok defteri geriye dönük oynatılmaz. Siparişin faturası daha önce kesilmişse belge eski kalemleri taşır; panel bu durumda size bildirim düşürür, gerekiyorsa faturayı iptal edip yeniden kesersiniz.

Müşterinin sipariş notu

Alıcının mağazada ödeme adımında yazdığı not ("kapıcıya bırakmayın", "hediye paketi olsun") kanaldan çekilir, müşteri bilgilerinin altında sarı kutuda görünür ve kargo fişine varsayılan olarak basılır (Ayarlar › Kargo fişi tasarımından kapatılabilir). Mobil uygulamadaki sipariş detayı da (1.7.1 ve sonrası) aynı notu gösterir.

Hangi kanallar not verir: WooCommerce, Shopify, Magento, BigCommerce, Wix, Etsy (alıcı mesajı + hediye mesajı) ve OpenCart (köprü eklentisi 1.5+). Pazaryerlerinin çoğu (Trendyol, Hepsiburada, N11…) alıcıya sipariş notu yazdırmaz; orada kutu görünmez. Siparişi çekerken notu olmayan eski sipariş, kanal aynı siparişi yeniden verdiğinde bir kez dolar.

Bu not, manuel/mobil satışta sizin yazdığınız satış notundan ayrıdır; ikisi ayrı kutularda gösterilir.

Müşteriye sipariş özetini gönderme (WhatsApp / Hızlı görüntüle)

Müşteri kartının altında üç düğme vardır: WhatsApp'tan gönder müşterinin numarasına hazır özet metniyle WhatsApp'ı açar (sipariş no, kalemler, toplam, ödeme, teslimat adresi); Hızlı görüntüle metni ekranda gösterir; Özeti kopyala panoya alır. Sipariş listesinde de sipariş numarasının yanındaki yeşil WhatsApp simgesi aynı işi görür. Telefonu olmayan müşteride yalnız kopyala/görüntüle çalışır. Metnin şablonu Ayarlar > WhatsApp sipariş mesajı'ndan değiştirilir (süslü parantezli alanlar siparişle dolar). Mobil uygulamada (1.8+) aynı düğmeler sipariş detayındadır.

Kim girdi, kim paketledi

Sipariş detayındaki Operasyon bloğu siparişi elle giren kullanıcıyı (adına tıklayınca o kişinin sipariş listesi raporu açılır) ve paketi kim, ne zaman okuttu bilgisini gösterir. Paketleme kaydı, kargo fişindeki karekod mobil uygulamadan okutulunca düşer — bkz. Mobil uygulama ve Kargo etiketi ve fişi.

Telafi siparişi

Kargoda hasar gören, eksik ya da yanlış giden bir sipariş için ikinci bir gönderi açmanız gerekirse bunu telafi siparişi olarak kaydedin: sipariş detayında Telafi siparişi oluştur düğmesi müşteri bilgilerini ve ürünleri (fiyat 0) ön doldurur; manuel sipariş formunda Telafi siparişi mi? alanına asıl siparişin numarasını yazarak da bağlayabilirsiniz.

Telafi siparişi gerçek satış değildir: ciroya, kâr raporlarına ve personel bazlı satış toplamlarına girmez (personel raporunda "Telafi (hariç)" sütununda sayılır); stok yine düşer, kargo fişi ve kargo işlemleri normal siparişteki gibidir. Listede ve detayda Telafi rozetiyle ayrılır; asıl sipariş de "Bu sipariş için telafi: …" satırıyla bağı gösterir. Bulunamayan bir numara yazılırsa form hata verir — sipariş sessizce normal satış olarak kaydedilmez. Telafi siparişine yeniden telafi bağlanmaz. Mobil uygulamada (1.11.2+) da aynı düğme sipariş detayındadır; manuel sipariş formunda Telafi edilen sipariş no alanı vardır.